Auftragsverarbeitung

Vereinbarung nach Art. 28 DSGVO. Sie sind Verantwortlicher, wir sind Auftragsverarbeiter.

Dieser Text ist mit den tatsächlichen technischen Abläufen des Systems gefüllt, aber noch nicht anwaltlich geprüft. Vor dem ersten zahlenden Kunden muss er einmal durch eine Rechtsprüfung.

Gegenstand

Wir verarbeiten personenbezogene Daten aus Ihren Dokumenten und Ihrem Workspace ausschließlich zur Erbringung der beschriebenen Leistung und nach Ihrer Weisung.

Art der Daten und Betroffene

Verarbeitet werden die von Ihnen eingestellten Daten:

  • Kontodaten: Name, E-Mail-Adresse, Passwort-Hash, Anmeldezeitpunkte, IP-Adresse und Geräteangabe der Sitzungen
  • Workspace-Daten: Firmenname, Marken-Einstellungen, Logo, Firmenwissen, Vorlagen
  • Angebotsdaten: hochgeladenes Dokument, extrahierte Fakten, erzeugtes Angebot, erzeugte Bilder, Abrufzähler
  • Prüfprotokoll: wer wann welche Aktion ausgeführt hat, einschließlich Zugriffen durch Administratoren

Unterauftragnehmer

Sie stimmen dem Einsatz der folgenden Unterauftragnehmer zu. Über einen Wechsel informieren wir vorab.

  • OpenAI Ireland Ltd. — Textanalyse und Bilderzeugung. Übermittelt wird der Inhalt des hochgeladenen Angebotsdokuments. Ort: EU / USA.
  • Hostinger International Ltd. — Versand von System-E-Mails. Übermittelt werden Name, E-Mail-Adresse und Inhalt der Nachricht. Ort: EU.
  • Hetzner Online GmbH — Server, Datenbank und Dateiablage. Verarbeitet werden alle Kontodaten, Angebote und Dateien. Ort: Deutschland.

Technische und organisatorische Maßnahmen

Wir setzen mindestens folgende Maßnahmen um:

  • Transportverschlüsselung für alle Zugriffe, HSTS erzwungen.
  • Passwörter als bcrypt-Hash; Sitzungs- und Einmal-Token nur als SHA-256-Hash gespeichert.
  • Datenbank und Dateiablage nur lokal erreichbar, Dateien mit Rechten 0600 unter einem eigenen Dienstkonto.
  • Trennung der Mandanten über Workspace-Kennung in Datenbank und Dateipfad; jeder Zugriff prüft die Zugehörigkeit.
  • Prüfprotokoll über sicherheitsrelevante Aktionen, einschließlich Administratorzugriffen.
  • Passwortänderung und Zurücksetzen beenden alle bestehenden Sitzungen.

Löschung und Rückgabe

Nach Ende der Nutzung löschen wir die Daten oder geben sie über den Export zurück. Fristen siehe Datenschutzerklärung.

Unterstützung

Wir unterstützen Sie bei Auskunfts- und Löschverlangen Ihrer Betroffenen und melden einen Datenschutzverstoß unverzüglich.